Formation : Secrétaire comptable

Prérequis

Être titulaire d’un diplôme de niveau IV (BAC ou équivalent) Avoir 18 ans Effectuer un entretien de positionnement et un diagnostic d’admission

Durée de la formation

448 heures en formation / 749 heures en entreprise

LE MÉTIER DE SECRETAIRE COMPTABLE

Le secrétaire comptable, dans une démarche commerciale, propose des biens et des services aux particuliers et aux entreprises. En plus de cette fonction, il peut être amené à réaliser des enquêtes ou sondages. Son travail consiste à appeler les personnes concernées et à administrer un questionnaire préétabli. Ensuite, il collecte les informations nécessaires pour enrichir les résultats de la recherche. Que ce soit par téléphone, email, courrier, SMS ou via des canaux digitaux comme le chat, le secrétaire comptable en relation client à distance offre des services ou produits dans un objectif commercial. Son but principal est de satisfaire les clients tout en préservant les intérêts de l’entreprise.

Les tâches du secrétaire comptable varient selon l’activité de l’entreprise ou de l’organisation pour laquelle il travaille. Il doit se conformer à la réglementation en vigueur, aux normes de qualité, ainsi qu’aux chartes et procédures de l’entreprise. De plus, il doit atteindre les objectifs quantitatifs et qualitatifs fixés par sa hiérarchie. Tout au long de son travail, il utilise le téléphone associé à des logiciels informatiques, des outils de messagerie électronique ou de messagerie instantanée. Il respecte également les règles et conventions de communication orale et écrite.

Dans le cadre d’actions commerciales à distance, le secrétaire comptable s’entretient avec les prospects ou les clients par téléphone. Il identifie leurs besoins et attentes, puis leur propose des offres pour obtenir leur accord. Il effectue des réservations, des adhésions ou des abonnements, enregistre des commandes et réalise des ventes de produits ou services. Si nécessaire, il propose des produits de substitution et réalise des ventes additionnelles. Il accompagne également les clients tout au long du processus d’achat et de paiement. En cas de besoin, il effectue des relances préventives ou s’engage dans le recouvrement amiable des créances. Il est également chargé de proposer des améliorations pour les supports de travail, tels que les guides d’entretien et les outils de communication, et de remonter les informations utiles à l’entreprise.

Le secrétaire comptable travaille généralement au sein d’une équipe, encadrée par un responsable d’équipe, à qui il rend compte de ses actions. Il peut aussi travailler à domicile dans le cadre du télétravail. Il est en contact régulier avec les clients, les prospects et les différents services internes de l’entreprise. Les horaires de travail peuvent être variables, incluant des nuitées, des weekends et des jours fériés, en fonction des besoins de l’entreprise et de la charge de travail.

La rémunération comprend un salaire de base, éventuellement assorti d’une partie variable.

Code(s) Rome : D1408, M1401

Formacode : 34507, 34554

Salaire : Source (https://www.regionsjob.com/)

Le salaire annuel brut d’un secrétaire comptable à distance est de 22 700 €, soit environ 1900 € par mois.

OBJECTIFS GENERAUX

Maîtriser les compétences nécessaires à l’exercice du métier de secrétaire comptable et valider le Titre Professionnel niveau 4 (équivalent à un Bac).

Certification professionnelle délivrée par le Ministère du Travail. Possibilité d’obtenir, en qualification partielle, des certificats de compétences professionnelles (CCP).

OBJECTIFS DE LA FORMATION

  • RNCP37123BC01 – Assurer les travaux administratifs de secrétariat au quotidien
  • RNCP37123BC02 – Assurer les opérations comptables au quotidien
  • RNCP37123BC03 – Préparer les opérations comptables périodiques

PUBLIC CONCERNÉS

  • Etudiant ou demandeur d’emploi
  • Toute personne qui souhaite travailler dans le domaine du secrétariat comptable

ACCESSIBILITÉ PERSONNE EN SITUATION DE HANDICAP

  • Pour toute personne reconnue en situation de handicap, nous vous invitons à nous contacter pour étudier la faisabilité de votre projet de formation.

ORGANISATION DE LA FORMATION

L’ensemble des cours se déroule en distanciel, ce cycle associe la transmission des techniques par des formateurs spécialistes dans leurs domaines respectifs, la réalisation d’un dossier professionnel justifiant des acquis théoriques et la collaboration en entreprise pour une totale assimilation de la théorie enseignée au centre de formation.

Cours et travaux pratiques, simulations, assurent, au-delà de l’apport théorique, l’acquisition d’une démarche opérationnelle directement utilisable en entreprise. Les intervenants sont tous des praticiens experts dans leur domaine et choisis pour leur expérience concrète, vécue et enrichie au contact permanent des réalités quotidiennes du milieu professionnel.

DURÉE

  • 448 heures en formation / 749 heures en entreprise
  • Alternance 4 jours en entreprise
  • Du 04/12/23 au 05/08/24
  • 1 an

MODALITÉ

  • Formation en présentiel

MÉTHODES D’ÉVALUATION

  • Evaluation continue : mises en situation, QCM,
  • Évaluations finales
  • Préparation à l’examen et rédaction d’un dossier professionnel.
  • Certificat de fin de formation
  • Passage de la certification, dossier professionnel et entretien avec le jury. 

MOYENS PÉDAGOGIQUES

  • Apports théoriques, mise en situation.
  • Equipe pédagogique dédiée 
  • Méthodes pédagogiques adaptées à un public en apprentissage.

TARIF

  • Prise en charge OPCO sur le barème tarifaire de France Compétences. 
  • Certificateur(s) : Ministre du travail du plein emploi et de l’insertion
  • Date d’échéance de l’enregistrement : 01-03-2028

MODALITÉ D’ACCÉS

  • Test de positionnement et entretien de motivation
  • 4 semaines env.

OUTILS PÉDAGOGIQUES

  • Alternance entre formation et périodes en entreprise, accompagnement individualisé et méthodes démonstrative, explicative et participative.
  • Contrôle continu : Pendant les cours, vous aurez des études de cas, des travaux de groupe, des mises en situation et des analyses de pratique professionnelle,
  • Vos supports pédagogiques seront transmis en cours et via un drive : ressources, exercices, quiz.

À QUI S’ADRESSE LA FORMATION ?

Etudiant et demandeur d’emploi visant le poste de Conseiller de vente

  • Apprécier les métiers de contact
  • Etre dynamique, rigoureux et fiable
  • Avoir les qualités nécessaires aux métiers secrétaire comptable
  • Capacités d’adaptation aux différents interlocuteurs
  • Goût pour le travail en équipe

RESSOURCES TECHNIQUES ET PÉDAGOGIQUES

  • Exposés théoriques
  • Etude de cas concrets
  • Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation.

LIEU DE LA FORMATION

  • Distanciel via zoom

CONTRAT

  • Un contrat d’apprentissage d’une durée de 12 mois

EQUIVALENCE

  • Aucune équivalence possible

MÉTIERS VISÉS

Avec une formation de secrétaire comptable, vous pouvez viser divers métiers dans les domaines de la comptabilité, de l’administration et du secrétariat. Voici quelques exemples de métiers auxquels vous pourriez accéder :

  1. Secrétaire comptable : Vous seriez chargé de la gestion administrative et comptable d’une entreprise, incluant la saisie des factures, la tenue des comptes, la gestion des dossiers clients et fournisseurs, etc.

  2. Assistant comptable : Vous soutiendriez les comptables dans leurs tâches quotidiennes, comme la saisie des écritures comptables, la préparation des documents fiscaux, la gestion des paiements et des encaissements, etc.

  3. Aide-comptable : Vous assisteriez l’équipe comptable dans diverses tâches, telles que la vérification des factures, la préparation des états de rapprochement bancaire, la gestion des notes de frais, etc.

  4. Agent administratif : Vous seriez responsable de diverses tâches administratives, telles que la gestion des appels téléphoniques, la rédaction de courriers, la mise à jour des dossiers clients, etc.

  5. Assistant de gestion : Vous soutiendriez les responsables de la gestion d’une entreprise dans leurs tâches quotidiennes, comme la gestion des plannings, la préparation des budgets, le suivi des indicateurs de performance, etc.

  6. Technicien(ne) de paie : Vous seriez en charge de la gestion des salaires au sein d’une entreprise, incluant le calcul des rémunérations, la déclaration des charges sociales, le suivi des congés payés, etc.

  7. Assistant(e) RH : Vous soutiendriez le service des ressources humaines dans la gestion administrative du personnel, incluant la rédaction des contrats de travail, la gestion des dossiers du personnel, la préparation des éléments de paie, etc.

  8. Agent de recouvrement : Vous seriez chargé de récupérer les paiements en retard auprès des clients, en communiquant avec eux par téléphone, email ou courrier, et en négociant des plans de paiement si nécessaire.

DÉBOUCHÉS

Niveau de sortie : Titre de niveau 4

Offre d’emploi : https://candidat.pole-emploi.fr/

Passerelles possibles à l’issue de la formation :

Après avoir suivi la formation de secrétaire comptable, l’apprenant pourra poursuivre sa formation pour devenir Assistant Commercial (TP niveau 5).

Suite à cette formation, des passerelles sont possibles pour continuer ses études et obtenir une qualification supérieure ou transversale dans le secteur.

Titre professionnel : Manager d’équipe relation client à distance

Il pourra viser un titre ou un diplôme de niveau 5, plus généralement dans le commerce ou l’assistanat, avec la possibilité de poursuivre en BTS ou Mention Complémentaire au BAC.

 
 

QUEL EST LE RÔLE DU SECRETAIRE COMPTABLE ?

Le secrétaire comptable a pour objectif de satisfaire les clients et les partenaires tout en préservant les intérêts de l’entreprise. Il peut avoir des objectifs quantitatifs et qualitatifs fixés par sa hiérarchie. Il rend compte des résultats de son action et fait remonter toutes les informations utiles à l’entreprise.

MISSIONS DU SECRÉTAIRE COMPTABLE

Dans l’entreprise ou chez un prestataire de services, le secrétaire comptable assiste les clients qui entrent en contact avec lui, en suivant une procédure établie par sa hiérarchie.

Sa principale mission est d’assurer la satisfaction et la fidélisation de la clientèle de l’entreprise en répondant aux demandes et en résolvant les problèmes par téléphone. Après avoir identifié l’objet de l’appel, il fournit des conseils pour résoudre les problèmes ou répondre aux demandes des clients. Il peut également être impliqué dans des activités commerciales et marketing, telles que la prospection et la réalisation d’enquêtes auprès d’interlocuteurs spécifiques.

LES ÉPREUVES DU TITRE PROFESSIONNEL SECRÉTAIRE COMPTABLE

 

Pour obtenir le titre professionnel de secrétaire comptable, vous devez valider les deux CCP (Certificats de Compétences Professionnelles) devant un jury composé de professionnels :

CCP 1 : Assurer la gestion administrative et comptable CCP 2 : Contribuer à la gestion des ressources humaines

À noter :

En cas de réussite partielle au titre professionnel, le candidat reçoit un livret de certification de la part du représentant de l’unité départementale compétente de la Direccte. Le candidat peut alors se présenter aux autres CCP constitutifs du titre professionnel dans la limite de la durée de validité du titre.

Le candidat a un délai maximal d’un an après la fin de validité du titre pour passer les épreuves restantes.

Cependant, si plus d’un an s’est écoulé depuis la validation d’un ou plusieurs CCP par le représentant de l’unité départementale compétente de la Direccte, le candidat issu d’un parcours de formation devra suivre une formation en lien avec le ou les CCP visés.

Pour plus d’informations, veuillez consulter le lien suivant : https://www.centre-inffo.fr/site-droit-formation/actualites-droit/nouvelles-conditions-de-delivrance-du-titre-professionnel-du-ministere-charge

Déroulement de l’épreuve : Le candidat est évalué sur ses connaissances et ses compétences lors d’une épreuve pratique et théorique supervisée par un jury de professionnels.

 
 

TP SECRÉTAIRE COMPTABLE : COMMENT SE DÉROULE L’EXAMEN

L’examen du titre professionnel de secrétaire comptable comprend trois évaluations :

  1. Mise en situation professionnelle :

    • Une première partie (1 heure 15 minutes) durant laquelle le candidat prend connaissance du contexte de l’entreprise fictive et étudie le dossier d’un client. Il doit résumer la situation par écrit et rédiger une réponse.
    • Une deuxième partie (45 minutes) où le candidat prépare six échanges avec des clients, basés sur des informations fournies.
    • Une troisième partie (1 heure) où le candidat réalise les six échanges entrants et sortants avec les clients. Durée totale : 3 heures

  2. Entretien technique avec le jury :

    • Une première partie (10 minutes) permettant au candidat de préparer son entretien en utilisant les travaux réalisés lors de la mise en situation et les documents relatifs au contexte de l’entreprise.
    • Une deuxième partie (10 minutes) où le candidat réagit à l’écoute d’enregistrements clients et répond aux questions du jury.
    • Une troisième partie (10 minutes) consistant à répondre aux questions du jury, en lien avec les échanges de la mise en situation. Durée totale : 30 minutes

  3. Entretien final avec le jury :

    • Dernière étape avant la délibération pour l’obtention du titre professionnel, cet entretien vise à vérifier la compréhension du métier de secrétaire comptable par le candidat. Durée : 15 minutes

QUELLE POURSUITE D’ÉTUDES APRÈS UN TITRE PROFESSIONNEL DE SECRÉTAIRE COMPTABLE ?

Ce titre professionnel ouvre la voie à diverses opportunités de poursuite d’études. Vous pouvez envisager de continuer votre formation en optant pour un BTS (BTS Comptabilité Gestion) ou un autre titre professionnel (TP Manager d’équipe relation client à distance), selon vos aspirations professionnelles et vos objectifs de carrière.

LE PROCESSUS DE FINANCEMENT

La période de 2019 à 2020 a été marquée par plusieurs remaniements quant aux différents acteurs prenant part au processus de financement, des nouveautés sont encore à prévoir.

Néanmoins, à partir de Janvier 2020, ce sont les Opérateurs de Compétences (abrégé OPCO) qui vont prendre le relais et s’assurer majoritairement de financer les CFA, couplés avec quelques aides apportées en fonction des régions.

Ces professionnels ont, parmi leurs nombreux objectifs, celui d’assurer le financement des contrats d’apprentissage et de professionnalisation. Ils tirent ce financement de la « taxe d’apprentissage », qui est prélevée sur la majorité des entreprises en fonction de chaque secteur. Dans les (rares) cas où le coût de votre formation en CFA dépasse le montant alloué par cette taxe, l’entreprise s’engage à en payer le reste directement.

En somme, votre formation en CFA est financée par votre entreprise, directement ou indirectement.

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